Primavera AP

A Solução para a Administração Pública

PRIMAVERA AP é o núcleo de um Enterprise Resource Planning destinado a satisfazer, de uma forma integrada, as necessidades operacionais e de gestão dos organismos públicos ou privados sujeitos ao Plano Oficial de Contabilidade Pública (cf. Decreto-Lei 232/97 de 3 de Setembro) e seus derivados. PRIMAVERA AP é especialmente adequada aos organismos e serviços da área educacional sujeitos à obrigatoriedade de aplicação do Plano Oficial de Contabilidade para o sector da Educação POC-Educação (cf. Portaria nº 794/2000 de 20 de Setembro).

POCP, POC – Educação, CIBE e POCAL

PRIMAVERA AP satisfaz todas as obrigações decorrentes do POCP, POC-Educação, CIBE e POCAL. É composto por um conjunto integrado de módulos de software que cobrem a área financeira, administrativa, facturação, compras, aprovisionamento, recursos humanos, manutenção e e-Business. A sua concepção permite implementações de acordo com as necessidades e escalonamento exigidos pelas organizações.

Com uma arquitectura aplicacional de 3 níveis, suportada em Microsoft SQL-Server 2000, PRIMAVERA AP responde às exigências de organismos e serviços com grandes volumes de informação, onde a robustez, fiabilidade, integridade e segurança da informação são factores vitais aos organismos públicos.

O enorme potencial de configurabilidade e a utilização de ferramentas de extensibilidade, das quais se destaca o Visual Basic for Applications e o Crystal Reports, permite a adaptação do software às necessidades mais específicas dos organismos e serviços da Administração Pública.

Todos os módulos da solução PRIMAVERA AP são multi-moeda e estão perfeitamente adaptados às exigências operacionais, fiscais e legais do euro.

Área Financeira e Administrativa

Os módulos Administrativos e Financeiros de PRIMAVERA AP destacam-se por uma ampla cobertura fiscal e legal e total flexibilidade de definição e procedimentos.

Contabilidade

Este módulo caracteriza-se pela sua enorme flexibilidade, automatismos e simultaneamente pela simplicidade de utilização. A recolha de dados, automatizada a partir dos múltiplos módulos operacionais, garante que a informação crucial está imediatamente disponível para os diferentes destinatários, sejam eles o Estado, o gestor, o responsável financeiro, o contabilista ou o operador.

Especial destaque para o tratamento orçamental desde a elaboração do orçamento inicial até à sua execução e controlo.

A elaboração do orçamento, de receitas ou despesas, pode fazer-se de forma autónoma ou articulada, a partir do plano de classificações económicas, do plano orgânico, do plano de contas, do plano funcional ou dos centros de custo. A orçamentação pode ser baseada em exercícios anteriores ou construído de base.

A aprovação do orçamento faz-se recorrendo a um assistente que lança automaticamente os documentos de aprovação orçamental. Todo o esforço de elaboração do orçamento inicial é nesta fase rentabilizado pela reutilização dos dados anteriormente introduzidos.

As diversas fases orçamentais do processamento das despesas, orçamento, cabimento, disponibilização, compromisso e pagamento são controladas pela aplicação, que assegura a correcta sequência de execução da despesa e mantém o respectivo historial actualizado. Através da prévia selecção de uma despesa, da respectiva fase de execução orçamental, valor (total ou parcial) são automaticamente lançados os movimentos correspondentes.

No que respeita ao tratamento legal e fiscal a cobertura é total. A permanente actualização, de forma a respeitar os requisitos da Administração Pública, são uma mais-valia que qualquer organismo irá apreciar. Os procedimentos de recolha, tratamento e emissão dos mapas fiscais e legais, estão perfeitamente sincronizados com as exigências dos diversos organismos públicos.

A par de um considerável número de mapas de gestão, de controlo orçamental e de custos, são disponibilizados potentes ferramentas que permitem ao utilizador, ele próprio, criar os seus próprios mapas de análise.

Tesouraria e Bancos

Informação das vendas, compras, encomendas de clientes, encomendas a fornecedores, recebimentos, pagamentos, operações bancárias, contabilidade, disponibilidades e compromissos integram-se num módulo de tesouraria através do qual o responsável administrativo e financeiro pode programar os seus compromissos no período desejado. O auxílio de potentes calculadores financeiras e a reconciliação bancária permitem manter um controlo apertado do estado financeiro da empresa.

Recebimentos e Pagamentos

Por seu turno, os módulos de recebimentos e pagamentos suportam as mais complexas operações sobre contas correntes e gestão títulos. Os automatismos de liquidação, de onde se destacam os pagamentos em lote e respectiva integração com a gestão de caixa e bancos, são fundamentais para a correcta gestão das disponibilidades e responsabilidades dos organismos.

Emitir todo o tipo de documentos de recebimento e pagamento, avisos e mapas de vencimentos, efectuar previsões bancárias, reconciliar as contas bancárias, calcular juros, emitir cheques e talões de depósito são apenas algumas das inúmeras funcionalidades disponíveis nestes módulos, totalmente integrados com a contabilidade e com os módulos operacionais de compras e vendas.

Imobilizado

O módulo de Imobilizado permite responder de forma eficaz às necessidades de gestão do património dos organismos públicos, respeitando todos os requisitos do CIBE (Cadastro e Inventário dos Bens do Estado), Portaria nº 671/2000 – 2ª Série de 17 de Abril, e respectivo classificador geral, incluindo nomeadamente o tratamento de:

• Cadastro e Inventário dos Bens Móveis do Estado (CIME);
• Cadastro e Inventário dos Veículos do Estado (CIVE);
• Cadastro e Inventário dos Imóveis e Direitos do Estado (CIIDE).

Desde a aquisição, avaliação, amortização, manutenção ou reparação, alienação ou abate, todo o ciclo de vida dos bens é coberto por este módulo, cuja integração com o POC Educação, no que respeita a contas a movimentar, é totalmente flexível.

Caracterizado por uma grande flexibilidade no manuseamento das amortizações, este módulo permite gerar movimentos mensais ou anuais e as respectivas fichas de amortizações por classe ou tipos de bens, entre outros critérios.

A multiplicidade de mapas e consultas estatísticas e de gestão, disponíveis segundo variados vectores de análise, permite ao gestor ter acesso a toda a informação necessária à correcta avaliação do Património do Organismo, permitindo-lhe simultaneamente avaliar o nível de investimento e/ou desinvestimento anual e os custos de manutenção, entre outros.

Um potente sistema de alertas possibilita a monitorização permanente dos bens de inventário nomeadamente no que respeita a: opções de compra, caducidade de seguros, inspecções de veículos, reparações a efectuar, etc.

Recursos Humanos

O módulo de Recursos Humanos e Processamento de Salários assumem-se como uma importante ferramenta de gestão e administração dos recursos humanos dos organismos públicos.

Os principais destaques vão para o processamento de vencimentos, gestão do cadastro, tratamento de despesas (ajudas de custo), tratamento e emissão do balanço social, gestão de eventos e acções de formação, e ainda pela disponibilidade de inúmeros mapas e estatísticas de gestão que permitem efectuar análises detalhadas por sectores e centros de custo.

Caracterizado por completa flexibilidade de cálculo, onde se inclui o tratamento de escalões/índices e respectiva actualização automática, o processamento dos vencimentos permite processar remunerações de qualquer categoria de rendimentos. A distinção entre pessoal do quadro e além quadro, abrange todos os mapas internos, legais e fiscais, facilitando a gestão e resposta aos diferentes organismos, incluindo o apoio à Orçamentação.

Todos os requisitos e obrigações legais são tratados por este módulo, nomeadamente no que respeita à ADSE, Caixa Geral de Aposentações, Segurança Social, Finanças, Seguradoras, Sindicatos, etc.

Através do Portal do Funcionário, os colaboradores podem aceder, com um simples browser, a toda a informação relevante sobre os seus dados pessoais, vencimentos e acções de formação. O portal serve ainda como local de entrada de todas as suas despesas de viagens e o seguimento da respectiva aprovação.

A integração com reconhecidos sistemas de recolha de ponto permite uma gestão mais precisa dos recursos humanos e facilita todo o trabalho de recolha de informação necessária ao processamento dos vencimentos

Facturação e Aprovisionamento

Os processos comerciais e respectivo workflow são tratados pelos módulos de facturação, compras, encomendas, stocks e avenças. A plena integração entre os diferentes módulos potencia a simplicidade no tratamento dos processos, evitando a introdução repetitiva da informação nas múltiplas fases do seu tratamento.

Caracterizados por elevada flexibilidade, estes módulos permitem responder aos mais diversos tipos de necessidades dos organismos como por exemplo: a gestão multi-armazém, facturação repetitiva, facturação multi-moeda, etc.

Os módulos comerciais estão ligados directamente aos módulos de recebimentos, pagamentos, caixa e bancos, sendo por isso muito fácil sincronizar as funções de vendas e/ou compras com as funções de gestão de crédito, e com as contas correntes de clientes ou fornecedores.

Facturação

Desde o processo de orçamentação, passando pelo registo de encomendas, entrega e facturação, este módulo proporciona um vasto conjunto de funcionalidades e automatismos que facilitam a geração de vendas.

Consulta de preços, histórico de facturação, encomendas por entregar, artigos de substituição, stocks disponíveis por armazém, permitem gerir melhor o processo de facturação.

Estatísticas de vendas segundo múltiplos critérios permitem efectuar análises por artigo, família, cliente, vendedor, zona, secção, etc.

Compras / Aprovisionamento

Este módulo trata todas as actividades relacionadas com compras e aprovisionamento. A manutenção de preços e condições por fornecedor e a possibilidade de efectuar encomendas, apoiadas em processos de sugestão automática e/ou utilizando as definições dos fornecedores, facilita o trabalho de gestão das compras de material de economato ou de matérias-primas.

A elaboração de documentos de compras a partir das encomendas ou das entregas, totais ou parciais, facilita o processo de registo de entradas, garantindo que o rastreio das mesmas está sempre disponível para consulta.

Inúmeras estatísticas e gráficos de compras permitem avaliar as aquisições por artigo, família, fornecedor, etc., ao longo do período de tempo seleccionado. A evidência de quantidades e custos associada às estatísticas de compras permite maximizar a função da compra.

Stocks

O módulo de stocks, central na gestão comercial, assegura o registo e controlo de todos os movimentos de stocks.

Todos os aspectos importantes da gestão de stocks são considerados neste módulo: gestão por famílias e sub-famílias, tratamento de lotes e números de série, gestão de alertas, métodos de valorização, unidades e factores de vendas ou compra, fichas de composição, etc.

Mapas de controlo interno e de valorização de stocks, segundo vários critérios, asseguram uma correcta gestão dos múltiplos armazéns e respectivas necessidades de aprovisionamento.