Primavera Executive – Logística

Características

Pela sua importância na componente operacional das organizações a área da Logística foi uma das áreas onde a PRIMAVERA BSS efectuou o maior investimento.

Flexibilidade e integração

Concebida numa lógica de elevada flexibilidade e integração, a Logística estende-se até às necessidades específicas de empresas dos mais variados sectores de actividade. O tratamento de todo o circuito comercial das empresas é assegurado por áreas que se interligam entre si de forma harmoniosa: Vendas, Compras e Inventários. A procura de soluções cada vez mais avançadas e produtivas em áreas como a gestão de stocks e de armazéns, tratamento de preços e de custos, gestão das ecotaxas, cores e tamanhos e Facturação Electrónica, assim como a aposta na flexibilização crescente dos fluxos documentais e logísticos suportados fazem da área Logística do ERP PRIMAVERA, o produto ideal para organizar o sector da logística das empresas.

A Logística integra ainda o módulo de POS, destinado a empresas com vendas ao balcão, preparado para funcionar de forma autónoma, em redes locais e em organizações com múltiplas filiais.

Maior robustez e fluidez da informação

Para além da flexibilidade e da abrangência dos processos operacionais e logísticos, o PRIMAVERA EXECUTIVE foi desenvolvido a pensar na robustez, na fluidez de informação e tarefas, na performance, na visibilidade da informação, entre outros. Estas são características muito perceptíveis na área da logística.

As soluções sectoriais também ganharam com esta evolução na logística. A partir de agora, os processos logísticos da Indústria e da Construção estão muito mais embebidos nos processos administrativos.

Resposta às necessidades dos Utilizadores

A nova versão do ERP PRIMAVERA veio dar resposta a um número muito significativo de solicitações dos nossos utilizadores, nomeadamente no que diz respeito a processos de requisições, fluxos logísticos internos da organização e processos de compra/venda. A possibilidade de caracterizar os fluxos de documentos e respectivas autorizações intercalares permite garantir que todos os processos são tratados em conformidade com as regras da organização. A grande flexibilidade com que se definem e se utilizam os documentos e tabelas de apoio permite implementar o circuito documental adequado às necessidades das empresas, evitando a introdução repetitiva da informação em múltiplas fases do seu tratamento. Por outro lado, a utilização do VBA, conjugada com a possibilidade de criar novos campos e tabelas, bem como definir novos mapas, permite fazer face às necessidades mais particulares de cada empresa.

Outra das grandes novidades do PRIMAVERA EXECUTIVE é a introdução do conceito dos Documentos Internos, uma importante ferramenta de suporte aos processos operacionais internos da organização. Os Documentos Internos suportam e intermedeiam processos de Aprovisionamento, Venda, Stocks, Produção, Negociação, entre outros.

Vendas

Desde o processo de orçamentação, passando pelo registo de encomendas, pelo processamento de aprovisionamentos, pela entrega, pela facturação e ainda pela gestão de devoluções, esta área proporciona um vasto conjunto de funcionalidades e automatismos que facilitam a gestão de toda a cadeia de vendas. A consulta de preços, rastreabilidade dos documentos, histórico de facturação, encomendas por entregar, artigos de substituição ou stocks disponíveis por armazém, são alguns dos aspectos que permitem gerir melhor o processo de vendas. O ERP PRIMAVERA permite-lhe ainda fazer toda a gestão de devoluções, sendo possível definir diversos tipos de condições associadas à devolução.

Descontos

A utilização de regras de descontos/preços por escalões em quantidades ou valores, sempre associados a intervalos de datas definidos pelo utilizador, permitem uma gestão eficiente das promoções e das listas de preços da empresa.

Fluxo Documental

O conceito de Fluxo Documental nas vendas permite desenhar fluxogramas que representem os modelos comerciais seguidos nas empresas. Com efeito, podem criar-se múltiplos tipos de Fluxos Documentais associados ao processo de venda, garantindo que o circuito das vendas é respeitado por todos os agentes do processo. A Interligação destes Fluxos Documentais com o conceito de Documentos Internos, permite estabelecer um vasto conjunto de cenários logísticos e dar resposta a processos com um elevado índice de complexidade, independentemente do processo passar pelas vendas, pelo inventário, pelas compras ou de possuir um cariz exclusivamente interno.

Estatísticas de Vendas

Diversas estatísticas de vendas segundo múltiplos critérios permitem efectuar análises por artigo, família, cliente, vendedor, zona, secção, obra/projecto, etc…

Compras / Aprovisionamento
Este módulo trata todas as actividades relacionadas com compras e aprovisionamento. A manutenção de preços e condições por fornecedor, bem como a possibilidade de efectuar encomendas apoiadas em processos de sugestão automática e/ou utilizando as definições dos fornecedores, facilitam o trabalho de gestão das compras de mercadorias, matérias-primas ou material de economato.

Condições de Compra

A gestão de condições de compra de artigos por fornecedor, utilizando diversos critérios, garante uma elevada performance para quem necessita de uma ferramenta de produtividade para gerir tabelas de preços de compra.

Documentos de Compra

A elaboração de documentos de compras a partir das encomendas ou das entregas facilita o processo de registo de entradas, garantindo que o rastreio das mesmas está sempre disponível para consulta. Ao estarem integrados nas cópias de linhas, os processos de compra assumem uma elevada flexibilidade, nomeadamente no que diz respeito à criação de documentos do ciclo de compras a partir dos documentos dos ciclos de vendas, stocks e internos. O processo inverso permite devolver, por exemplo, ao ciclo de vendas, um processo cujo aprovisionamento já foi efectuado.

Integração das Compras com os Documentos Internos

As Compras integram com o novo mecanismo de Documentos Internos, desta forma, é possível gerir pedidos de cotações, requisições internas, ordens de fabrico, entre outros, de forma assistida e totalmente integrada.

Custos adicionais das Compras

Os custos adicionais das compras, como transportes por exemplo, podem ser registados a posteriori (neste caso, aquando a recepção do documentos do fornecedor do serviço), garantindo uma total precisão do Custo Unitário dos artigos em stock.

Estatísticas e Gráficos de Compras

Inúmeras estatísticas e gráficos de compras permitem avaliar as aquisições por artigo, família, fornecedor, etc., ao longo do período de tempo seleccionado. A evidência de quantidades e custos associados às estatísticas de compras permite maximizar a função da compra. O tratamento de Custos e Descontos adicionais é totalmente automático.

Fluxo Documental

Também nas Compras existe o conceito de Fluxo Documental que garante que o processo de compra é implementado segundo os critérios exigidos pela empresa.

Segurança

Para garantir total segurança, o ERP PRIMAVERA permite implementar um rigoroso conjunto de regras de autorização associadas ao processo de compra. Assim, poderá introduzir níveis de autorização de acordo com múltiplos critérios (autorizações globais, por tipo de artigo, em função do valor, etc.).

Inventário (Stocks)

A área de Inventário, elemento central da Logística, assegura o registo e controlo de todos os movimentos de stocks. Todos os aspectos importantes da gestão de stocks são considerados nesta área: gestão por famílias e sub famílias, tratamento de lotes, dimensões (cores e tamanhos, por exemplo), números de série, gestão de alertas, métodos de valorização, unidades e factores de vendas ou compras, fichas de composição, etc.

Mapas de Controlo

Mapas de controlo interno e de valorização de stocks, segundo vários critérios, asseguram uma correcta gestão dos múltiplos armazéns e respectivas necessidades de aprovisionamento.

Gestão de Inventários

Este módulo permite ainda fazer toda a gestão de Inventários, ou seja, registar em documentos próprios as diversas fases de Inventariação, desde a preparação do Inventário, ao seu Fecho, passando pela Contagem Física, a qual poderá ser apoiada por terminais de contagem.

Transacções Electrónicas

O módulo de transacções electrónicas possui duas vertentes: Facturação Electrónica e Serviços Bancários On-line

Facturação electrónica

Com o recurso à factura electrónica, as transacções financeiras e logísticas passam a ser efectuadas electronicamente através da Internet, com benefícios imediatos para o emissor e receptor, designadamente:

• A redução de custos e tempo associados ao processamento de facturas;
• Diminuição de falhas no envio; optimização da gestão e controlo das transacções;
• Facilidade de consulta e arquivo de facturas
• Maior segurança e transparência nas transacções.

Serviços Bancários On-line

Através deste módulo é possível, através de uma ligação on-line do ERP ao Banco, consultar saldos, movimentos e efectuar a respectiva reconciliação bancária automática.

O módulo permite, ainda, realizar pagamentos por transferência bancária, que poderão ser despoletados automaticamente através do envio de um ficheiro do tipo PS2, completamente on-line com as entidades bancárias que suportarem este processo.

A integração on-line com sistemas bancários permite executar operações sobre o retorno do banco (feedback), como por exemplo, reverter liquidações a fornecedores que não puderam ser processadas pelo mesmo.

Mobile Sales

Cada vez mais as empresas cuja actividade se centra na venda e distribuição directa junto dos clientes sentem a necessidade de automatizar os processos de gestão e controlo de vendas. A optimização das equipas de vendas e a gestão eficaz do tempo e custos tornam-se cruciais para o sucesso empresarial e, neste âmbito, as soluções de mobilidade assumem um papel de relevo contribuindo para o incremento da competitividade empresarial neste sector.

Solução integrada de mobilidade

Direccionado para as empresas que actuam na área da Pré e Auto-Venda, o PRIMAVERA Mobile Sales é uma solução integrada de mobilidade que alia a tecnologia dos PC´s de bolso (PDA’s e PDT’s) às potencialidades de um software que integra com a área de vendas do ERP PRIMAVERA. Com esta solução de automação de vendas, os colaboradores da sua empresa poderão, nas suas deslocações aos clientes, efectuar encomendas e imprimir de imediato um comprovativo para entrega ao cliente ou efectuar uma venda e emitir a respectiva factura.

Planeamento e controlo mais eficaz da actividade da equipa de vendas

A implementação do PRIMAVERA Mobile Sales permitirá às empresas do sector das vendas e distribuição uma optimização de custos, através de um planeamento e controlo eficaz da actividade de cada vendedor, evitando visitas desnecessárias ao escritório da empresa, para actualizar informação sobre artigos/preços e para efectuar a transcrição de encomendas.

Prazos de entrega controlados

A redução/eliminação de erros de transcrição de encomendas contribui para uma melhoria dos prazos de entrega de encomendas, e consequentemente para a melhoria do serviço prestado aos mesmos.

Cobranças mais eficazes

Ao permitir o acesso à Listagem de Pendentes dos clientes, através da integração com a área das Vendas, o PRIMAVERA Mobile Sales possibilita uma maior eficácia na cobrança de dívidas, reduzindo os abusos de cedência de crédito decorrentes da falta de informação em tempo real. A emissão de uma Folha de Caixa por cada vendedor/dia permite também efectuar um controlo mais eficiente dos Recebimentos por dia (relação de encomendas, valores recebidos em dinheiro, cheques, etc.).

Históricos de compras permanentemente actualizados

O PRIMAVERA Mobile Sales permite, ainda, manter um histórico de compras do cliente permanentemente actualizado e reduz a necessidade de pessoal para a inserção de dados diariamente. Ao permitir o envio imediato das encomendas para o armazém, a solução possibilita a preparação das encomendas ao longo do dia, uma vez que os funcionários deixam de ter que aguardar pela chegada dos vendedores com as encomendas para inserção no computador, reduzindo deste modo os custos com horas extraordinárias.

POS (Point Of Sales)

Com a interface totalmente redesenhada, a área de vendas a balcão ou POS do ERP PRIMAVERA foi impulsionada. Com um conjunto de funcionalidades muito completo, o POS permite uma gestão completamente integrada e em tempo real entre os terminais da loja e os postos de Backoffice (área de vendas do ERP).

A navegabilidade no produto foi redesenhada em função da obtenção de um ambiente intuitivo, produtivo, flexível e agradável. No entanto, é na tecnologia que o POS sofreu a sua maior evolução de sempre. A integração do VBA (Visual Basic for Applications) veio dotar o POS de um elevado índice de flexibilidade e, à semelhança do que acontece em todos os outros produtos, passa a ser possível alterar a lógica do produto em função da lógica pretendida por cada empresa. Esta nova característica também cria a possibilidade de serem criadas novas interfaces e novas funcionalidades em tempo de implementação sem a necessidade de intervenção no produto por parte da PRIMAVERA.

Algumas características do POS:

• Tratamento do stock por dimensões (por exemplo, cores e tamanhos);
• Localizações em armazém;
• Possibilidade de ter mais do que um talão de vendas aberto em cada momento (suspensão e recuperação de talões);
• Bloqueio automático do terminal;
• Pagamentos em múltiplos modos;
• Acesso à ficha do cliente;
• Múltiplos vendedores por terminal e bloqueio automático;
• Utilização de múltiplos Códigos de Barras por artigo;
• Trocas e Devoluções;
• Ecovalor;
• Gestão de Caixa por diários;
• Valores por defeito (sugestão de valores);
• Suporte aos Fluxos Documentais;
• Integração com Periféricos (ex. gavetas, impressoras, scanners, balanças);
• Configuração dos comandos disponíveis e das operações acessíveis em cada terminal;
• Usabilidade e Design avançados;
• Definição de atalhos para comandos e artigos (PLU’s) Estatísticas (para além das estatísticas da Gestão Comercial, com este módulo é possível aceder a informação sobre a actividade de cada caixa, movimentos efectuados, vendas, rentabilidade);
• Campos do Utilizador, ou seja, campos adicionais criados à medida em tempo de implementação;
• VBA (Visual Basic for Applications) com múltiplos eventos despoletados em tempo de execução.