Primavera Executive – Financeira

Características

A área financeira é o núcleo central de qualquer sistema integrado de gestão. Começando pelo módulo de Tesouraria, emitir todo o tipo de documentos de recebimento e pagamento, avisos e mapas de vencimentos, efectuar previsões bancárias, emitir ficheiros PS2 ou integrá-los on-line, reconciliar as contas bancárias manual ou automaticamente, calcular juros, emitir cheques e talões de depósito, são apenas algumas das inúmeras funcionalidades disponíveis, totalmente integradas com a contabilidade e com os módulos operacionais do ERP.

Total flexibilidade de definição e procedimentos

Por seu lado, o módulo de Contabilidade permite organizar a contabilidade orçamental, geral, analítica e de custos de qualquer tipo de empresa. Através do módulo de Declarações Fiscais são disponibilizados todos os relatórios fiscais ou de outra natureza que devem ser entregues pelas empresas às entidades oficiais. O Add-in Financeiro permite integrar informação contabilística, existente nas bases de dados da Contabilidade PRIMAVERA, directamente no Excel, usufruindo desta forma de todo o potencial da folha de cálculo.
Estes módulos destacam-se por uma ampla cobertura fiscal e legal e por uma total flexibilidade de definição e procedimentos. A entrega de modelos desmaterializados (digitais) está presente em todos os modelos passíveis de serem entregues por intermédio deste formato.

O suporte integral às Normas Internacionais de Contabilidade e à Directriz Contabilística n.º 16 é um exemplo do que a PRIMAVERA BSS vem fazendo há vários anos: as soluções devem estar sempre muito próximas das questões de âmbito fiscal e legal. De notar que a orientação actual vai no sentido de todas as empresas virem a ser obrigadas à adopção das NIC’s.

Mercados internacionais e empresas multinacionais

Relativamente aos mercados internacionais e às empresas multinacionais, a V7 dá, numa única plataforma, suporte a todas as problemáticas associadas à gestão de múltiplas moedas que apresentem flutuação cambial, respondendo a empresas com necessidades específicas a este nível, tais como: empresas cotadas em Bolsa, filiais de multinacionais ou de empresas cotadas; empresas com operações no exterior (PALOP) com report à casa mãe; ou ainda empresas com necessidades de gestão mais sofisticadas. Tendo em conta que os planos podem ser diferentes entre os exercícios, é possível também definir as contas dos apuramentos e das várias chaves de repartição, por exercício, permitindo proceder a alterações ao nível do plano de contas, contabilidade analítica, centros de custo, entre outras, de exercício para exercício.

TESOURARIA

Os módulos de recebimentos e pagamentos suportam as mais complexas operações sobre contas correntes e gestão de títulos. Os automatismos de liquidação, de onde se destacam os pagamentos em lote e respectiva integração com a gestão de caixa e bancos, são fundamentais para a correcta gestão das disponibilidades e responsabilidades das empresas. A Tesouraria permite fazer um tratamento total e automático de todos os tipos de documentos bancários. O auxílio de potentes calculadores financeiros e a reconciliação bancária permitem controlar o estado financeiro da empresa.

Contas Correntes: um centro financeiro no ERP

O tratamento das Contas Correntes permite que todos os tipos de pagamentos e/ou recebimentos que a empresa ou organismo tem de efectuar a qualquer tipo de entidade sejam lançados de forma centralizada neste módulo. Desta forma, define-se como sendo um Centro Financeiro no ERP onde é possível efectuar operações sobre qualquer entidade, seja esta uma entidade do Estado e Outros Entes Públicos, um Funcionário, um Cliente, um Fornecedor, uma Seguradora, um Obrigacionista, um Fornecedor de Imobilizado, ou qualquer outra entidade.

Por outro lado, é possível relacionar diversas entidades entre si de modo a que efectuar um encontro de contas entre duas entidades relacionadas de naturezas iguais ou inversas seja um processo extremamente simples. Aceder a informações habitualmente complexas como listar os valores em conta corrente de duas ou mais entidades associadas e de forma agrupada por idade de saldos, no ERP PRIMAVERA é um processo fácil. É ainda possível efectuar a retenção de valores correspondente aos diversos tipos de rendimento.

Pagamentos e recebimentos

Os pagamentos/recebimentos por transferência bancária poderão ser despoletados automaticamente através do envio de um ficheiro do tipo PS2 para a(s) entidade(s) bancária(s) ou de forma completamente on-line com as entidades bancárias que

suportarem este processo. Esta integração on-line com sistemas bancários, aumenta a rapidez e rigor com que a informação é actualizada no sistema, permitindo executar operações sobre o retorno do banco (feedback), como por exemplo, reverter liquidações a fornecedores que não puderam ser processadas pelo mesmo.

O elevado nível de integração dos módulos, assim como o incremento da sua usabilidade, permitem a redução efectiva de custos, potenciando a melhoria e constante actualização da informação financeira, e evitando a introdução duplicada de dados.

A gestão de cobranças e a gestão automatizada de limites de crédito (em tempo e/ou valor) completa o ciclo financeiro-comercial, dando um apoio inequívoco a quem se responsabiliza pela gestão financeira dos clientes.

Tesouraria previsional

A informação das vendas, compras, encomendas de clientes, encomendas a fornecedores, recebimentos, pagamentos, cobranças, operações bancárias, contabilidade, disponibilidades e compromissos integram-se num módulo de tesouraria previsional, através do qual o responsável administrativo e financeiro pode programar os seus compromissos no período desejado. Toda esta informação, totalmente centralizada, poderá ser alvo de uma análise previsional de tesouraria de forma a, por exemplo, antecipar num determinado período as responsabilidades e disponibilidades financeiras.

Pagamentos e Recebimentos

Permitem múltiplos tipos de contas correntes, com estados associados aos documentos. Sobre a área de pagamentos e recebimentos é possível realizar diversos tipos de operações como liquidações (parciais, com valores em excesso, com descontos, regularização de IVA, etc.), liquidações com letras, transferências de conta/estado, encontros de contas, lançamentos directos de pendentes (por exemplo, adiantamentos), operações em lote, permitindo efectuar pagamentos a fornecedores ou transferência de conta/estado (aprovações por exemplo) para muitos movimentos de uma vez. A gestão do limite de crédito é feita de forma totalmente integrada nos

vários módulos da logística, assim como as retenções na fonte e as retenções de Garantia e Qualidade. A definição de entidades associadas entre si permite uma visão de grupo de empresas ao nível dos movimentos financeiros. Os pagamentos através de PS2 podem ser efectuados por intermédio de ficheiros ou totalmente on-line com tratamento do retorno, independentemente de se tratar de movimentos de contas correntes ou de recursos humanos.

Gestão de Bancos / Caixa

Nesta área é possível definir múltiplos tipos de contas: contas caixa, depósitos à ordem, depósitos a prazo/aplicações financeiras, contas correntes caucionadas e cartão de crédito. Pode-se efectuar o tratamento das diversas operações relacionadas com caixa e bancos, como por exemplo, talões de depósito, reconciliações bancárias, transferências entre contas, liquidação/capitalização de aplicações financeiras, entre outras. A reconciliação bancária e a posição bancária diária são complementadas com acessos em tempo real ao banco no sentido de trocar informações para a execução destas tarefas sem a necessidade de processos adicionais. Para além das operações descritas, na área de bancos e caixa é ainda possível efectuar a impressão de cheques, executar automaticamente operações periódicas de tesouraria, efectuar a transferência de cheques e a gestão de cheques pré-datados, operar dados integrados de outros módulos (pagamentos de recursos humanos, por exemplo), entre outros. Estão ainda disponíveis calculadoras e simuladores de cálculo financeiro comum, bem como diários de Caixa, com mapas de fecho e diários por tipo de movimentação.

Títulos

Esta área permite operar vários tipos de títulos, nomeadamente, letras, livranças e remessas, efectuando a devida gestão das respectivas operações (aceite, desconto, reforma, recâmbio, liquidação). Esta transição de estados pode ser analisada caso a caso através do mecanismo de rastreabilidade dos títulos. No caso de haver encargos para o cliente, a aplicação permite efectuar o seu débito automático na conta do mesmo. Um conjunto de calculadoras de apoio assume-se como um elemento de apoio ao utilizador nas operações deste contexto.

Gestão de Tesouraria Previsional

A tesouraria previsional é efectuada através de um plano totalmente configurável denominado Plano Previsional de Tesouraria. A informação que preenche este plano é proveniente de múltiplas áreas como as vendas, as compras, as contas correntes, as encomendas, as avenças, os bancos, a contabilidade, entre outros, sendo esta integração também configurável. Para complementar os dados provenientes das diversas áreas do ERP, é possível efectuar movimentos manuais (teóricos ou efectivos). Como resultado, a Tesouraria Previsional permite que sejam efectuadas análises sob diversas perspectivas (anual, semestral, mensal, semanal, diária, etc.). Para possibilitar a criação de diversos cenários previsionais, esta área permite a criar e operar diversos planos previsionais.

Gestão de Cobranças

Acreditamos que o sucesso das operações de cobrança dependem de certa forma da organização e eficiência das mesmas, como tal, as empresas ou organismos com muitos clientes e com processos de cobrança complexos têm à sua disposição um módulo especialmente desenhado para optimizar o processo de cobrança. Para este efeito, é possível definir o calendário de cobrança de cada cliente, o contacto preferencial para cobranças, bem como os critérios de alerta (valor mínimo, idade do pendente, etc.), actividades e avisos de vencimento.

O apoio às actividades de cobrança permite gerir actividades (no CRM/ERM) orientadas aos documentos em cobrança, anexar documentos, comentários e registar outros dados referentes ao contacto efectuado. Toda a informação relativa às tarefas de cobrança e respectivas alterações às datas previsionais de tesouraria ficam registadas num histórico associado ao documento alvo de cobrança. A tesouraria previsional é afectada com os dados provenientes das operações de cobrança.

Contabilidade

Este módulo central do ERP PRIMAVERA caracteriza-se pela sua enorme flexibilidade, automatismos e, simultaneamente, pela simplicidade de utilização. A recolha de dados, automatizada a partir dos múltiplos módulos operacionais, garante que a informação crucial do negócio esteja imediatamente disponível para os diferentes destinatários, sejam eles o gestor, o responsável financeiro, o contabilista ou o operacional.

Contabilidade totalmente integrada

Os módulos da Contabilidade Geral (que permitem efectuar análises comparativas plurianuais, orçamentação e simulações) e da Contabilidade Analítica (classe 9, Centros de Custos e Contabilidade por Funções), integram-se de forma ampla com o módulo de Contabilidade Orçamental, permitindo um controlo total sobre a função financeira da empresa.

Criação de diferentes cenários de análise

Para além dos cenários de análise associados aos planos base, podem criar-se outros cenários de análise, recorrendo à flexibilidade dos planos alternativos, configuráveis por contas origem, moeda e idioma de análise.

Tratamento legal e fiscal

No que respeita ao tratamento legal e fiscal, a cobertura é total, bem como a garantia de rapidez e eficácia na resposta às alterações legais e fiscais promovidas pelo Estado, fruto do know-how que a PRIMAVERA detém nos mercados onde actua. Todas as declarações fiscais estão centralizadas na área de Declarações Fiscais, garantindo a rapidez no cálculo e processamento dos valores dos diversos quadros.

Introdução de documentos mais eficaz

Dispondo de mecanismos altamente produtivos para a introdução de documentos, tratamento do IVA e apuramentos, este módulo cobre todas as necessidades legais e fiscais. O Modelo 22, a Declaração Anual e respectivos anexos, as Demonstrações Económico-Financeiras periódicas e de final de exercício, as Demonstrações de Fluxos de Caixa e Funções, são apenas algumas das possibilidades de resposta oferecidas pelo produto.

Mapas de Gestão

A par de um considerável número de mapas de gestão, de controlo orçamental e de custos, são disponibilizadas potentes ferramentas que permitem ao utilizador, ele próprio, criar os seus mapas de análise.

Flexibilidade e integração

Permite também responder às necessidades de empresas cujo ano civil é diferente do ano contabilístico, bem como às necessidades de filiais de multinacionais, uma vez que permite expressar a contabilidade em qualquer moeda e segundo planos de contas alternativos. A possibilidade de alterar todos os planos em cada exercício (Planos de Contas, Planos de IVA, Planos de Selo, Planos de Fluxos de Caixa, Planos de Centros de Custo, Planos de Funções e Planos Alternativos) traz uma flexibilidade acrescida a toda a solução, permitindo ainda o cumprimento das directivas contabilísticas internacionais. A integração da Contabilidade na Tesouraria faz com que o pagamento de impostos possa ser lançado numa conta corrente do Estado. Através dos documentos legais e de Gestão disponíveis na Contabilidade ou através do Add-In Financeiro para Excel, poderá melhorar de uma forma fácil e flexível os relatórios de gestão dinâmicos, tirando partido do melhor da integração com o Microsoft Office.

Introdução de movimentos

• A introdução de movimentos é orientada ao documento a partir da Financeira ou da Analítica, e guiada com base em lançamentos predefinidos por tipo de documento ou modelos de lançamento.
• O IVA e o Imposto de Selo são alvos de apuramentos e calculados de forma automatizada.
• As reflexões da contabilidade financeira para a analítica e vice-versa são efectuadas de forma automatizada através de predefinições.
• A associação de chaves de repartição às contas a movimentar, permite predefinir as repartições de valores para Centros de Custo e Funções. Uma vez que se trata apenas de valores sugeridos, o utilizador pode operar sobre os mesmos no momento do lançamento.
• A Contabilidade possui um sistema de validação das reflexões configuradas (IVA, Selo, Centros de Custo, Funções e Analítica) que garante a consistência das mesmas.
• Na introdução de movimentos são ainda geridos de forma assistida os registos das retenções na fonte, as liquidações de movimentos pendentes e a integração de aquisições e alienações com o Imobilizado.
• O tratamento de diversas moedas e respectivas flutuações cambiais é efectuado através do registo de toda a informação contabilística, movimentos e orçamentos, identificando o câmbio da data dos movimentos e diferenciando os valores lançados em cada moeda.
• Através do apuramento de Diferenças Cambiais é possível qualquer consulta contabilística, tendo em conta o valor do câmbio histórico dos lançamentos ou o câmbio actual.

Centros de Custo

Os Centros de Custo são definidos num plano hierárquico, podendo ser predefinidas Chaves de Repartição. As contas de movimento podem ter associadas rubricas de centros de custo únicos ou chaves de repartição para múltiplas rubricas de modo a facilitar a introdução de movimentos. No entanto, tal como referido anteriormente, estes valores podem ser alterados pelo utilizador no momento da introdução de documentos. Sobre os centros de custo, podem ser efectuadas diversas análises resumidas ou detalhadas, bem como Balancetes de Centros de Custo.

Contabilidade orçamental

A v7 apresenta um mecanismo de orçamentação a diversos níveis: sobre as contas da Financeira, da Analítica ou por Centros de Custo. Pode ser criado um número ilimitado de orçamentos por exercício, para centros de custo. A atribuição dos valores orçamentados é efectuada segundo diversos critérios: mês a mês, distribuição automática de um valor pelos doze meses, orçamentação em função dos valores do ano anterior, entre outros. É também efectuada a reflexão automática do orçamento para as contas da Analítica, bem como a repartição automática do orçamento por Centros de Custo. Sobre os orçamentos, é possível efectuar um conjunto de análises orçamentais de desvios com critérios Mensais, Trimestrais e Anuais.

Movimentos Diferidos

Podem ser lançados através da integração de documentos na contabilidade a partir dos módulos de Vendas, Compras, Inventario, Tesouraria, Recursos Humanos e Equipamentos e Activos. Usando como exemplo a integração desde a área de Equipamentos e Activos, podem ser integrados os seguintes movimentos: amortizações, reavaliações, alienações e abates, podendo esta ligação ser efectuada de forma duodecimal ou anual.

Consolidação de Contas

Destinado a grupos de empresas que necessitam de consolidar a sua informação contabilística, o módulo de Consolidação de Contas, permite consolidar todas as demonstrações económico-financeiras das empresas participadas. Ao efectuar consolidações ao nível da contabilidade financeira e analítica, numa lógica de consolidação anual ou duodecimal, este módulo não só permite tratar todas as exigências legais como é, simultaneamente, uma potente ferramenta de análise e gestão, uma vez que todos os mapas de gestão podem reflectir a consolidação das várias empresas. Na consolidação de contas pode-se definir o perímetro e métodos de consolidação e a configuração das contas recíprocas entre empresas. O processamento permite a consolidação de saldos de contas e a anulação de movimentos intra-grupo. Feitas as operações de consolidação podem-se emitir as demonstrações económico-financeiras consolidadas.

Demonstrações económico-financeiras

• Balanço Sintético e Analítico;
• Demonstração dos Resultados por Natureza (Sintética ou Analítica);
• Demonstração dos Resultados por Funções;
• Anexo ao balanço e demonstração de resultados;
• Demonstração de Fluxos de Caixa;
• Inventário Balanço;
• Demonstração das origens e da aplicação de fundos;
• Preparação e Emissão dos Livros Selados.

Mapas e funções de gestão

• Análise e Simulação de Resultados;
• Rácios de gestão;
• Ponto crítico das vendas, Previsão de vendas;
• Balanços comparados;
• Demonstração dos resultados comparados;
• Análises de desvios;
• Análises de Exploração.

Outras consultas operacionais

• Extractos múltiplos;
• Balancetes Razão, Analíticos, IVA e Selo;
• Acumulados;
• Extractos de liquidação de pendentes;
• Extractos de Retenções na Fonte;
• Diagnósticos de IVA e Selo.

Declarações Fiscais

Declarações Fiscais e Oficiais
A área de Declarações Fiscais e Oficiais tem como principais objectivos a organização e a centralização de todas as opções relativas às declarações fiscais e mapas oficias de todo o ERP. Nesta área encontram-se devidamente organizados todos os mapas de cariz oficial das áreas de Recursos Humanos, Activos e Equipamentos, Logística, Tesouraria e Contabilidade.

Com a v7 este módulo passa a agregar, para além dos mapas oficiais de Portugal e dos PALOP, os mapas oficiais de Espanha.

Declarações da área de Recursos Humanos

Os Mapas Fiscais de Recursos Humanos podem encontrar-se juntamente com o seu agregador, como é o caso do Modelo 10 em Relação à Declaração Anual, e a Declaração de Retenções na Fonte em relação aos Mapas Mensais.

Nos Mapas Oficiais podem encontrar-se o Balanço Social, Quadro de Pessoal, Mapa do Trabalho Suplementar, Mapas de Seguros e Sindicatos e ainda a Declaração Anual de Rendimentos.

A Declaração de Remunerações para a Segurança Social também se encontra nesta secção. A emissão segue a legislação mais recente com possibilidade de edição dos dados e cálculo automático de linhas com valores negativos.