Primavera Sectores – Construção Civil

Características

 Com o PRIMAVERA CONSTRUCTION as empresas do sector daConstrução Civil e Obras Públicas dispõem agora de uma solução aberta, facilmente adaptável, que lhe permite evoluir o seu sistema de gestão à medida do crescimento da sua organização e das necessidades específicas do seu negócio.

Desafios se apresentam ao sector:

• Uma revisão legislativa de crucial importância;
• A dificuldade de reprodução de processos (uma obra nunca é igual a outra);
• A função Logística é crucial para o bom desempenho da empresa pois esta opera em ambientes geograficamente distribuídos;
• A diversidade de actores em cada projecto é elevada;
• A diversidade de recursos é enorme;
• A diversificação de actividades é cada vez maior;
• A rivalidade é imensa.

Neste cenário impõe-se que as empresas de Construção Civil adoptem, urgentemente, os meios e as ferramentas adequadas que lhes permitam responder eficazmente às novas exigências do mercado e fazer frente à crescente competitividade.

Gerir a orçamentação, a subcontratação, os autos de medição, a revisão de preços ou o controlo de custos de projecto, são algumas das singulares necessidades da Construção às quais é necessário responder cada vez mais eficientemente. Torna-se necessário dotar as empresas de ferramentas capazes de  gerir os projectos em curso controlando, de forma rigorosa e imediata, quer a informação vital quer os custos, para poderem tomar as decisões certas no momento certo.

O PRIMAVERA CONSTRUCTION proporciona-lhe os meios para enfrentar estes desafios. Permite a integração das áreas verticais do negócio com as restantes áreas nucleares da gestão de forma simples, articulada e segura. Contribui para o acompanhamento total do ciclo de vida da obra e permite agilizar os processos contribuindo, assim, para o aumento da produtividade e da rentabilidade das empresas.

Integração entre as áreas administrativa e operacional

O cenário das empresas do sector de Construção Civil e Obras Públicas, no que a sistemas de informação diz respeito, é habitualmente caracterizado por ilhas de informação, resultantes de sistemas totalmente independentes ou desintegrados, nomeadamente no âmbito da integração entre as vertentes operacionais e administrativas. A informação está constantemente desactualizada e inconsistente, pelo facto dos dados terem que ser introduzidos mais do que uma vez, em várias aplicações, o que se reflecte num acréscimo de custos e diminuição da produtividade.

Numa resposta às necessidades de integração entre as áreas administrativa e técnica das empresas do sector da Construção Civil e Obras Públicas, a 7Log disponibiliza o PRIMAVERA CONSTRUCTION, uma solução que integra o tratamento específico das áreas verticais com as restantes áreas nucleares da gestão. Desta forma, sem que exista redundância de informação, e de forma integrada, é possível acompanhar todas as etapas do projecto/obra, desde a orçamentação ao controlo de custos. A sua estruturação em módulos permite adequar a solução aos vários destinatários – empreiteiros, donos de obra e empresas de fiscalização.

Mais que uma solução, uma experiência

A solução PRIMAVERA CONSTRUCTION apresenta às empresas deste sector todos os instrumentos necessários para que o seu negócio atinja um novo patamar na gestão. Uma experiência que alia a segurança de um ERP com provas dadas no mercado, à qualidade de um leque exclusivo de serviços de Consultoria, Suporte e Formação, que garantem todo o apoio necessário à correcta implementação, manutenção e utilização das soluções PRIMAVERA.

No fundo, o PRIMAVERA CONSTRUCTION é uma solução global de gestão através da qual poderá usufruir de todas as potencialidades de um ERP utilizado por milhares de empresas e da experiência de uma equipa especializada. Um produto com um elevado nível de extensibilidade e capacidade de adequação, que disponibiliza inúmeros mecanismos que permitem ajustar a solução ao seu negócio.

Módulos do PRIMAVERA CONSTRUCTION

• Recursos e Fichas de Rendimento
• Gestão de Concursos
• Orçamentação
• Planeamento
• Autos de Medição
• Controlo
• Contratos Adicionais
• Revisão de Preços

Recursos e Fichas de Rendimento

 A estruturação dos diversos recursos que serão utilizados em obra, bem como a gestão dos respectivos preços de custo, constituem a base para uma boa orçamentação e controlo de custos, fundamentais para o sucesso das empresas que operam neste sector, tendo em conta a realidade do mercado actual, onde imperam margens extremamente baixas.

Neste módulo, os recursos poderão ser tratados de forma individual (preços simples), estruturados nas categorias principais de Pessoal, Equipamentos, Materiais e Diversos, podendo cada uma destas ser subdividida de forma totalmente livre para uma organização mais eficiente dos recursos.

Outra possibilidade é a definição de fichas de rendimento, compostas não só pela perspectiva qualitativa (que recursos) mas também pela perspectiva quantitativa (que rendimentos) de trabalhos. Para além de recursos simples, as fichas de rendimentos poderão incorporar também outras fichas, permitindo assim partir de fichas simples e ir compondo sucessivamente até serem obtidas fichas bastante complexas que simplificam substancialmente o processo de orçamentação.

Por outro lado, a definição de fichas de rendimento e o facto de estarem suportadas numa base de dados constitui uma importante mais-valia, na medida em diz respeito a Know-How que fica incorporado na organização. Trata-se, no fundo, de saber acumulado que normalmente é detido por uma elite de colaboradores da empresa e que se perde com uma eventual saída destes da organização.

Gestão de Concursos 

A arquitectura desta solução distingue claramente concursos de obras efectivamente adjudicadas. Este módulo permite tratar de forma exaustiva todos os processos relacionados com a gestão do concurso, quer estejamos a falar de concursos criados numa óptica de dono de obra, onde há a recepção de propostas de terceiros, ou na óptica do empreiteiro que responde a concursos mas que, por sua vez, também poderá criar concursos para subempreitadas.

A Ficha do Concurso contempla todo o tratamento de informação relacionada com o mesmo, desde os dados gerais do concurso, passando pelos custos associados, até à gestão de todo o processo de elaboração, recepção e comparação de propostas.

Mecanismos de importação assistida de ficheiros em Excel relativos a programas de trabalhos ou propostas de subempreiteiros, a integração com concursos publicados no portal eConstroi (www.econstroi.com), bem como outros mecanismos presentes nesta solução, tornam o tratamento das propostas extremamente célere.

A possibilidade de comparação das várias propostas associadas a um concurso, por valor global, item a item, bem como tendo em consideração outros critérios de adjudicação e o peso que cada um destes tem na avaliação das propostas, constituem uma poderosa ferramenta de apoio à decisão.  A abrangência desta solução e adequação aos diferentes posicionamentos das organizações que operam no sector da Construção Civil e Obras Públicas possibilita a comparação de propostas recepcionadas por um dono de obra, bem como por um empreiteiro, no que concerne a subempreitadas. Adicionalmente poderá também efectuar comparações com propostas concorrentes caso tenha conhecimento e acesso às mesmas.

Orçamentação 

As margens de negócio extremamente esmagadas que caracterizam o mercado actual da Construção Civil e Obras Públicas têm obrigado as empresas que operam neste sector a uma participação em concursos com preços cada vez mais reduzidos. Este facto faz com que o processo de orçamentação, e a qualidade associada ao mesmo, assumem uma enorme relevância nestas organizações.

Por outro lado, e sem descurar a necessidade de orçamentar bem, é extremamente importante a existência de mecanismos que tornem o processo célere e devidamente organizado, possibilitando uma entrega em tempo útil das propostas, respeitando as datas limite estipuladas.

O módulo de Orçamentação foi concebido numa óptica de agilização de todo o processo de orçamentação. A possibilidade de estruturação totalmente livre do articulado permite uma adequação total ao detalhe que cada organização pretende na elaboração do orçamentcusto, orçamento (venda) e reorçamento.

O orçamento-custo permite a definição objectiva dos custos directamente associados aos diversos trabalhos, permitindo decompor os preços unitários nas categorias de Pessoal, Materiais, Equipamentos e Outros. O custo associado a cada uma destas categorias poderá resultar da associação de recursos ou de fichas de rendimento compostas anteriormente, da consulta efectuada a sub-empreiteiros ou, alternativamente, pela imposição manual de valores.

Outros custos, indirectos/fixos (ex. Estrutura Administrativa) poderão ser associados ao orçamento-custo, sendo ainda possível definir sobre que trabalhos deverão ser imputados.

Toda a informação relativa ao orçamento-custo (quantidade e estruturas de custos directos e indirectos) pode ser convertida em reorçamento e a partir daí ser trabalhada de forma autónoma para preparação de uma obra adjudicada.

O orçamento a apresentar ao cliente poderá ser obtido de diversas formas, nomeadamente a partir do orçamento-custo e da associação a este de um factor K, correspondente à margem pretendida, ou através da imposição directa de valores de venda. Em ambos os casos é possível efectuar uma manipulação de valores, não só ao nível global do orçamento mas também capítulo a capítulo ou até mesmo item a item do orçamento.

As consultas aos diversos fornecedores são extremamente frequentes no processo de orçamentação. Para esse efeito, esta solução está dotada de mecanismos que possibilitam, aos responsáveis por este processo, criar pedidos de cotação dos recursos associados ao orçamento. Estes pedidos criados pela área de orçamentação poderão estar totalmente integrados com a área de Logística, permitindo assim um workflow documental com outras áreas da organização (p.ex. departamento de compras). No sentido inverso, os resultados da consulta efectuada a fornecedores poderão ser automaticamente integrados no orçamento.

Adicionalmente é disponibilizado um mecanismo de análise de preços do orçamento, extremamente útil no processo de negociação com fornecedores, que possibilita aferir quais as implicações associadas a uma alteração do custo unitário dos recursos associados ao orçamento. Tendo em conta o peso que cada recurso tem no valor global do orçamento torna-se imediatamente visível qual o ganho resultante de um desconto percentual sobre o preço de determinado material ou quais as repercussões de um aumento no custo hora de uma categoria de pessoal. Esta análise poderá ser efectuada através da alteração individual do custo unitário de cada recurso ou através da aplicação de um factor K sobre os recursos seleccionados.

Planeamento 

Dada a complexidade e duração que normalmente caracterizam os ciclos de vida de projectos deste sector, o planeamento assume uma importância vital no sucesso dos mesmos. Completamente integrado com o MS Project, este módulo permite definir o nível de detalhe pretendido na elaboração dos programas e planos de trabalhos, possibilitando o total controlo da obra através da incorporação da variável temporal.

O reflexo da conjugação entre o planeamento e informação proveniente de outras áreas torna possível a obtenção automática de inúmeros planos, análises e mapas de exploração, nomeadamente: planos de pagamentos e cronogramas financeiros; cálculo de necessidades e planos de recursos; mapas de carga de pessoal e equipamentos, entre outros.

Autos de Medição 

O completo controlo da execução de trabalhos na perspectiva da relação entre dono de obra, empreiteiro e subempreiteiros encontra-se suportado inteiramente neste módulo da solução.

A possibilidade de registo e processamento das medições na vertente do que irá ser facturado ou, distintamente, na vertente do que foi realmente executado, permite uma adequação a diversos cenários que frequentemente ocorrem. Exemplo disso é o tratamento de trabalhos a mais que poderão não ser facturados mas que importa serem contabilizados como custo da obra.

O controlo do trabalho executado, bem como de trabalhos a mais ou a menos, constitui o ponto de partida para o processo de facturação dos mesmos. A flexibilidade da solução no que concerne à adequação aos diferentes processos internos existentes em cada organização e a forte integração com a área Logística possibilitam o suporte a cenários que vão desde a criação automática da factura, com base no auto de medição, até à definição de fluxos documentais internos que intermedeiam a geração da facturação definitiva.

Associados às diversas subempreitadas da obra, os autos de medição relativos a trabalhos subcontratados poderão alimentar rapidamente as medições do auto para o dono de obra (caso coincidam), sem que haja a necessidade de serem registadas novamente. Alternativamente poderão apenas ser consultados através de drill-down. Trata-se de um exemplo dos inúmeros mecanismos concebidos de forma a agilizar os processos, garantir consistência de informação e evitar redundâncias na introdução da mesma.

O completo tratamento e cálculo das diversas retenções e deduções que poderão incidir sobre os valores do auto, constituiu também uma preocupação na V7. Desta forma, os mecanismos de integração com a Tesouraria possibilitam, por exemplo, a geração automática de pendentes em conta corrente relativos a retenções de garantia calculadas sobre os autos facturados.

A funcionalidade de Trabalhos a Menos permite que o Utilizador tenha um maior controlo da Obra quando são necessárias alterações que impliquem o fecho de trabalhos, sem que esta tenha sido terminada. Esta operação é efectuada através do fecho de itens nos Autos. Quando este fecho é efectuado, é possível indicar a causa através da tipificação de Trabalhos a Menos (causas). Associado a cada trabalho a menos é possível, ainda, indicar qual o Contrato Adicional ou qual o trabalho no Orçamento que será executado em sua substituição.

Controlo 

No mercado actual, a identificação clara dos factores críticos de sucesso de um projecto e o controlo apertado sobre tudo aquilo que os possa influenciar, são um imperativo das organizações que actuam neste sector. Juntamente com uma eficiente orçamentação, o controlo de obra assume actualmente um papel de destaque na obtenção da rentabilidade esperada da mesma.

Tendo consciência que as necessidades de controlo são claramente distintas consoante a área de responsabilidade dos diversos utilizadores que necessitam de controlar a obra, a solução PRIMAVERA CONSTRUCTION permite o controlo exaustivo da obra nas vertentes de custos, proveitos e tempo, suportado em dois sistemas distintos mas totalmente integrados e complementares entre si.

Vocacionado para um controlo mais orientado à perspectiva de direcção de obra, o controlo por “Classes de Actividade” permite associar aos itens do orçamento classes que serão constituídas como referenciais específicos de controlo. A possibilidade de estruturação de classes com diferentes níveis de profundidade possibilita a adequação a necessidades de controlo que vão desde o controlo global por tipo de recurso até ao controlo pormenorizado por tarefa.

A associação destas classes aos diversos movimentos e documentos associados à obra possibilita um controlo eficiente e em tempo real do ponto de situação da obra.

As análises multi-dimensionais disponibilizadas neste módulo permitem ao responsável pelo controlo de obra ter uma visão sobre diferentes perspectivas, podendo conjugar de forma totalmente livre diferentes dimensões de análise. Cenários complexos de análise tais como, saber a variação de custos relativamente ao previsto, de uma determinada actividade, num determinado período de tempo e para determinado tipo de recurso, são extremamente simples de serem obtidos através de toda uma panóplia de análises, mapas e indicadores disponibilizados nesta solução. A possibilidade de efectuar Drill-down sobre os valores permite uma constatação detalhada da origem dos mesmos através da disponibilização de um extracto dos respectivos movimentos.

A integração com a área de Contabilidade do ERP PRIMAVERA, e a possibilidade de criação automática de estruturas de Centros de Custo associadas a cada obra, bem como a conjugação com contas da contabilidade analítica, suportam um sistema de controlo vocacionado para a área financeira das organizações.

A transposição automática do orçamento, criado na área de Construção, para a Contabilidade, e o posterior registo e integração dos movimentos associados à obra na Contabilidade, possibilitam uma análise dos valores orçamentados, reais e o respectivo desvio. Também a este nível a perspectiva temporal foi contemplada, permitindo a identificação de possíveis derrapagens durante a execução da obra, de forma a permitir acções correctivas sobre as mesmas.

Independentemente do módulo onde são registados, os movimentos associados à obra (e configurados para o efeito), irão alimentar naturalmente o controlo de obra, não só pela perspectiva de controlo por classes mas também pela vertente de controlo financeiro. Desta forma, documentos de compra, movimentos de stock, movimentos bancários, documentos internos, custos de mão-de-obra e equipamentos poderão ser registados uma única vez no sistema, alimentando naturalmente todas áreas da organização.

Contratos Adicionais 

Através desta vertente é possível definir novos orçamentos associados à obra mãe, respeitantes a trabalhos a mais de natureza não prevista. Trata-se essencialmente de associar uma obra dentro de outra, podendo ser tratada informação respeitante a planos de pagamentos, adiantamentos, autos de medição, bem como Revisão de Preços associada especificamente ao contrato adicional. Os movimentos associados à execução dos Contratos Adicionais afectam o Controlo da Obra tal como se de movimentos para a obra mãe se tratassem.

Revisão de Preços 

Este módulo possibilita o cálculo da revisão de preços, totalmente de acordo com a legislação em vigor, contemplando todos os cenários possíveis em obra.

A obtenção dos valores para revisão e dos respectivos coeficientes de actualização a partir do plano de pagamentos, autos de medição, adiantamentos, entre outros dados, fazem deste um processo completamente automatizado, permitindo a emissão de documentos exaustivamente explicativos dos dados e dos passos considerados na obtenção dos resultados.

A disponibilização de raiz de todas as Fórmulas-Tipo, bem como a possibilidade de criar novas composições são outras das características deste módulo.

No que diz respeito aos índices de revisão, sempre que haja uma publicação dos mesmos está contemplada a importação em formato digital sem necessidade de carregamento manual dos índices no sistema.